院長秘書の業務内容としては、来客の対応、院長室の環境整備、スケジュール管理、電話の対応、郵便物の整理、日報管理、文書の作成といったように一般企業の秘書業務に近い仕事になります。
また、大学院の院長秘書に就いた場合は、海外の医師団が病院を訪問してきたり、国際的な学会に同行する場合も多くあります。その際には、場合によって通訳も行わなければなりません。
大学院の院長秘書に配属される以上は、一定レベルの英語能力を持っていることが必要条件となってきます必要なスキルとしては、なるべく英語検定2級以上は持っておくとよいでしょう。
まず医局とは、診療科の医師たちが事後処理や休憩をする部屋のような場所をいいます。主に大学病院や総合病院などの大きな病院にあります。
医局秘書の業務内容としては、スケジュールの管理から始まり、資料整理、医局会議の設置から片づけまで多くの医師の仕事をサポートしていきます。また、それぞれの診療科の医局に勤務するために、その医局の専門的な知識が必要となってきます。
看護師などは、医師と一緒に医療現場で働くことが多いため、看護師の事務的なサポートをする秘書もおかれることがあります。
この場合の秘書とは、ほとんどが看護部長直属の秘書となってきます。看護部長とは、何人もいる看護師の一番上にいる上司である立場なので、会議も多くあり、看護部長秘書はその準備や会議録の作成などが主な仕事となります。
また、それと同時にスケジュール管理や看護部一覧表の作成、物品管理、電話の応対なども行っていきます。秘書業務には各種資料の作成やスケジュール表の作成などを行いますので、ワード、エクセルといったビジネスソフトを使いこなすパソコンスキルは必須と言えます。